办公室“规矩”谈
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办公室“规矩”谈
主讲人 陈相飞
长话短说，讲两个方面。一是办公室工作中需要把握的有关问题，二是怎样又好又快地写作文稿。核心语素或者说关键词是“规矩”二字，也可以说是规则、规定、规律。
一、办公室工作要讲规矩
（一）把握规矩，顺当行事
1、什么叫规矩？规矩就是规范性的要求，就是工作的制度、程序，就是我们的行为规则和办事指南。
2、为什么要讲规矩？做什么事都要有个规矩，规矩顺，一顺百顺。“没有规矩不成方圆”，不讲规矩不是小事，而办公室无小事，认真起来都是大事，因此，办公室应该是一个特别注重讲规矩的地方。不把握规矩，不了解规矩，势必会出问题。
3、怎么讲规矩？讲规矩，首先要熟悉规矩。
（二）需要重点把握的“规矩”
1、怎么向领导口头汇报工作？口头汇报其实与书面文稿差不多，形式不同而已。所谓“触类旁通”，能写大体能说。汇报一定要言简意赅，自定5分钟左右。拿一个工作设想来讲，一般程式为：搞什么→为什么要搞→怎么搞→如果搞，存在哪些问题和困难→提点建议，也就是需要争取领导支持的解决办法，有时还要有多个方案。
2、文件制发有什么规范性要求？第一，要明确，以党委、政府或“两办”名义发文，不是帮“两办”的忙，而是文件制发规定的要求，是“资格认证”，想自己发还不行呢。第二，要算好时间，不要当催命鬼，到了“两办”就说急，这是对“两办”的不尊重，并且，急中未必“生智”，反而往往容易“出错”。第三，把好内容关，责任人首先是起草单位主要领导，相关单位主要领导务必在拟文稿纸“核稿”栏画押，如未画押，原则上退回。第四，注意检查文件头和印章是否正确。第五，装订要美观，取下取右齐平，装书钉成一直线。
3、会务工作有什么细节性举措？做法供参考，一是专门本子记录在案，发现问题有据可查。二是记录的同时给领导一张“提醒条”，作备忘用。此外还可发个手机短信提醒。
4、紧急信息为什么让人睡不着觉？讲两点，第一，不可麻痹大意。理由有三点，一是责任追究严。二是手段空前多。三是瞒也瞒不掉。第二，不要听风就是雨。做工作要有大将风度，就信息报送而言，就是要把握好报送要求，不必报就不要报，不然晕头转向、疲于奔命。
5、文件丢失了有什么后果？文件传阅特别是密级文件务必注意保管，及时传阅及时退回，否则取消送阅资格。
6、报送文稿有什么讲究？第一，督办材料要在规定期限上报，加盖公章并由主要领导签名。第二，调研文章限定在2000字以内。
还有一个问题，综合文稿到底怎么做到又好又快？一言难尽，这里不展开，时间充裕下面专门谈谈。
（三）与人为善和谐共事，互相补台愉快工作
我们的理念：以积极的心态投身工作，以平和的心境面对生活，以真诚的心灵和谐共事。这第三句话说的就是“和谐”。
干工作要和谐，搞办公室工作更要讲和谐。因为办公室是做协调工作的，不和谐协调就难了。和谐有两个方面，一是办公室内部的和谐；二是部门办公室之间的和谐。要加强沟通，学会站在别人的立场上来对待工作。要与人为善，彼此之间多担待。出了问题，要在妥善解决的同时，多补台。“大家好才是真的好”，要进一步搞好配合。“把鸡毛当令箭是不讲政治，把令箭当鸡毛也是不讲政治”，如果无视别人的聪明，我们将严格地把“令箭当令箭”。
二、文稿写作有规律
文稿写作是办公室工作的重要方面，所以拿出来单独谈谈。所谓文稿写作的规矩，实际上就是基本规律。按照“文无定法”的说法，谈论文稿写作是件很困难的事。但为了避免因“无定法”而让文稿写作过于玄乎，而让人一头雾水，我愿意尝试着与大家一起来探讨文稿写作的规律。
第一、文稿写作很重要。做什么事都要有兴趣，有了兴趣才会轻松应对。从事文稿工作是苦差使，但既然干上了，就要面对现实，认真干好。为此，要看到从事文稿写作的“无尚光荣”，认识到文稿写作的重要性。自己瞧不起自己，没有谁会瞧得起自己；看不到文稿写作的重要性，工作就不会有兴趣，不会有激情。实际上，写文稿不是什么不好意思的事，越大的官往往越会写文稿。前两天看《新周刊》，有篇文章叫《想当总统吗？先当作家吧！》，耐人寻味。
具体地说，为什么说文稿重要：
1、文稿是行政的手段。典型如文件、领导讲话稿；
2、文稿是辅政的工具。典型如调查报告；
3、文稿是宣传的媒介。新闻稿不用说，机关信息同样是宣传本单位工作的重要载体。另外，信息还是争取上级支持的路径。
搞清楚了这些，自然就会感觉“自己是在做事业，而不是做纸上文章”，成就感、荣誉感才会调动起来，工作热情才会激发起来，才会愉快地面对文稿写作。否则，愁眉苦脸，了无生趣，也很难说称职。
第二、文稿写作有规律。“文无定法”，说的是行家里手可以得心应手，对初入门的人来说，却要从常规抓起，把握文稿写作的基本规律。这不是主张八股文，而是说，依据人们的认知特点，从普遍性抓起。
文稿规律在哪里？
1、框架有大体格式。文件不用说，找一本书看看一目了然。讲话稿多种多样，“三段论”却是长篇讲话稿的基本程式。为什么要做，做些什么，怎么做，表述虽然千变万化，内容终归万变不离其宗。
2、文法有大体特点。上对下提要求用“要”字句，下对上的汇报材料用“是”字句。
3、标题有大体讲究。标题应当有概括性，应当体现观点，这是一定的。具体一点，拿汇报材料说，如果主要是汇报落实情况，正文内大标题可以是“思路＋措施＋成效”。
第三、文稿写作的准备。平时不留心，临时抱佛脚，必然是“叫天天难灵”。之所以说文秘工作很能锻炼人，之所以说文秘工作很辛苦，关键即在于不可一日空闲过。从事文稿写作，一定要眼观六路、耳听八方。
1、要做文稿的收藏家。看到自己今后可能用得上的文稿，要及时收藏起来，以便届时参考之用。
2、要做会议的留声机。会议是推进工作的重要手段，是领导阐述观点的重要场所，可能用得上的东西要及时记录下来。
3、要做报刊的好读者。党报党刊，经常看看，以提高理论水平，确保与时俱进。
第四、文稿写作的流程。“取巧”不能靠“偷机”，而靠好的写作习惯。三个“字”，一是想，二是串，三是抠。
1、“想”：学会发散思维。先围绕主题胡思乱想。
2、“串”：善于有机组合。将自己所思所想适当整合。
3、“抠”：潜心精雕细刻。成品出来了，打磨刨光。
第五、文稿写作两须知。
1、站在领导角度想问题。思考问题时要临时把自己提拔一级。过度谦虚，不站在领导的高度上，此时便是不称职。
2、学会运用互联网。用网而不“泥网”，进得去出得来，“化用”而不是“搬用”。
附：此前的一个体会
一、先给文稿定好位
二、写作中把握四个方面
1、用辩证的思维分析问题，防止静止的、孤立的、片面的认识；
2、用联系的观点阐述问题，在行文中要特别注意有机地联系本地此前所做过的有关工作；
3、用严密的逻辑布局结构，同一层次注意用一根红线贯穿始终，层层推进，防止一盘散沙、颠三倒四；
4、坚持论事与说理相结合，虚实相间，在谈工作时要有一定的富有思想性的论述，原则上每个小层次开头选用一句精炼的谈重要性的话。
三、搜集三、五个重点参考资料。包括讲话人近期言论、与讲话主题相关的上级领导有关讲话稿、有关观点、当下基层的意见建议等。
当看到江南的”希望“时，课已经讲完了，不知大家是否感觉严肃得压死人。不过，我在讲解中援用了大量的实例，估计多少有一些亲切感。
什么时候能邀到相飞兄亲临为我们讲座啊，要不就把讲座的录音放到博客里，好让我等一饱耳福。